Software für professionelles Fluidmanagement

Papier und Excel reichen für einfache Listen – aber nicht für ein durchgängiges, nachvollziehbares Fluidmanagement über viele Maschinen, Standorte und Prozesse hinweg.

Typische Probleme bei Excel:

• kein echter Mehrbenutzerbetrieb (eine Datei für alle)

• keine Rollen- und Rechtevergabe – jeder sieht und ändert alles

• versionsabhängige Dateien und Parallelstände - die veraltete Kopie auf Ihrem Desktop

• Risiko von Datenverlust oder Überschreiben

• personengebundenes Wissen (versteckte Formeln, Verweise)

• keine automatische Terminplanung wiederkehrender Arbeiten (Messungen, KSS-Service, Abschmierungen…)
• keine automatische Grenzwertüberwachung mit Warnung bei Über-/Unterschreitung

• fehlende Auswertbarkeit über längere Zeiträume (mehrere Dateien)

• keine integrierte Lager- und Bestandsführung

• hoher manueller Aufwand bei Audits und Nachweisen

Typische Probleme bei Papier:

• Listen hängen an der Maschine oder liegen in verschiedenen Ordnern

• Messungen werden vergessen oder verspätet eingetragen

• Einträge sind unleserlich oder unvollständig

• keine eindeutige Zuordnung von Messwert zu Person und Zeitpunkt

• keine sofortige Warnung bei überschrittenen Grenzwerten

• keine automatische Erinnerung an fällige Kontrollen

• Auswertungen nur durch manuelles Zusammenstellen möglich

• Nachweise müssen bei Audits aufwendig zusammengesucht werden

• Verlust oder Beschädigung von Listen möglich

FLUDIS PRO löst genau diese Punkte:
Benutzergruppen und Berechtigungen, lückenlose Planung aller wiederkehrenden Arbeiten, mobile Datenerfassung direkt am Einsatzort per Barcode/QR-Code/RFID, automatische Grenzwertüberwachung und Benachrichtigungen, integrierte Lagerverwaltung, zentrale Dokumentenablage, Berichte sowie ein Änderungsprotokoll für vollständige Nachvollziehbarkeit.

Jedes Unternehmen ist anders – genauso wie die Anforderungen an eine Software, die im Arbeitsalltag wirklich entlasten soll.

Im Fluidmanagement und bei TRGS-relevanten Messungen ähneln sich die Aufgaben zwar stark: Messwerte erfassen, dokumentieren, auswerten und jederzeit auskunftsfähig sein – intern wie gegenüber Auditoren oder Berufsgenossenschaft. Doch je größer der Betrieb, desto mehr kommt hinzu: wiederkehrende Arbeiten planen, Verbräuche und Lagerbestände im Griff behalten, Störmeldungen weitergeben und Wartungsprozesse über mehrere Maschinen, Komponenten und Standorte hinweg steuern. Erfolgt dies noch über Excel-Listen, Papierformulare oder Einzellösungen, sind die Informationen zwar vorhanden, aber verteilt – fällige Arbeiten werden übersehen, Grenzwertüberschreitungen fallen zu spät auf und Nachweise müssen im Ernstfall erst zusammengesucht werden.

Wenn Sie Ihr komplettes Fluidmanagement durchgängig und nachvollziehbar organisieren möchten, ist FLUDIS PRO die passende Lösung. Die Software bildet den gesamten Prozess in einem System ab: von der lückenlosen Planung wiederkehrender Arbeiten über die mobile Datenerfassung per Barcode, QR-Code oder RFID bis hin zur automatischen Grenzwertüberwachung, integrierten Lagerverwaltung, zentralen Dokumentenablage und aussagekräftigen Berichten. Mandantenfähigkeit, differenzierte Benutzerrechte und ein durchgängiges Änderungsprotokoll sorgen für datenschutzkonformes Arbeiten – auch über mehrere Kunden oder Unternehmensbereiche hinweg.

Dabei ist FLUDIS PRO nicht auf Großbetriebe beschränkt: Durch den modularen Aufbau beginnen auch kleinere Betriebe mit genau dem Funktionsumfang, den sie brauchen, und erweitern das System bei Bedarf – ohne die Software wechseln zu müssen. So steuern Sie alle Abläufe zentral aus einer Software, ohne Insellösungen und doppelte Datenpflege.

Alternativ steigen Sie zunächst mit FLUDIS lite ein und wechseln später auf FLUDIS PRO. Das sollte jedoch die Ausnahme bleiben: Beide sind eigenständige Softwarelösungen, der Wechsel bedeutet also eine Umstellung. Wenn absehbar ist, dass Ihre Anforderungen über die reine Messwerterfassung hinauswachsen, ist der direkte Einstieg in FLUDIS PRO in der Regel die sinnvollere Wahl.

Das hängt von der gewählten Betriebsart ab: FLUDIS PRO kann lokal in Ihrer eigenen Firmennetzwerk installiert oder als RemoteApp über die Remotedesktopdienste bereitgestellt werden.

Bei der lokalen Installation liegen Server, Datensicherung, Wartung und Updates in der Verantwortung Ihrer IT. Diese Variante bietet die größte Unabhängigkeit und volle Kontrolle über Daten und Betrieb. Bei der Bereitstellung per RemoteApp erfolgt der Zugriff über die Remotedesktopdienste – wahlweise über den RDP-Client oder direkt über den Web-Client im Browser. Eine lokale Installation auf den einzelnen Arbeitsplätzen ist dann nicht erforderlich, und der Aufwand für Server, Datensicherung und Updates reduziert sich entsprechend. Für den Zugriff über den Web-Client genügt ein aktueller Internetbrowser – unabhängig vom Betriebssystem. In der Regel genügt intern ein Ansprechpartner als Administrator, der Benutzerkonten und Berechtigungen verwaltet.

Für die Erfassung direkt an der Anlage wird die mobile FLUDIS PRO App eingesetzt. Voraussetzung ist ein Android-Gerät – die App ist für Android-Smartphones sowie robuste Industrie-Handhelds mit integriertem Barcode- bzw. QR-Code-Scanner ausgelegt, sodass Maschinen vor Ort schnell aufgerufen und unmittelbar dokumentiert werden können. Die Einrichtung ist bewusst einfach gehalten und erfolgt durch Scannen eines Konfigurationscodes.

So lässt sich FLUDIS PRO passend zu Ihrer IT-Infrastruktur bereitstellen: Auswertung und Verwaltung am PC – lokal oder per RemoteApp –, während die Datenerfassung im Normalfall über die App direkt an der Maschine stattfindet.

Wie sicher sind meine Daten bei FLUDIS PRO? Ihre Daten gehören Ihnen – und das soll auch so bleiben. Datensicherheit hat bei FLUDIS PRO höchste Priorität. Wie die Absicherung im Detail aussieht, hängt von der gewählten Betriebsart ab.

Bei lokaler Installation wird FLUDIS PRO vollständig in Ihrer eigenen Systemlandschaft betrieben. Ihre Daten verbleiben damit ausschließlich in Ihrem Netzwerk und unter Ihrer Kontrolle:

• Speicherung und Verarbeitung ausschließlich auf Ihren eigenen Systemen
• Zugriffskonzepte, mit denen Benutzerrechte gezielt gesteuert werden können
• Mandantentrennung, sodass Daten verschiedener Bereiche klar voneinander getrennt sind
• Nachvollziehbarkeit aller Datensatzänderungen durch ein integriertes Änderungsprotokoll
• Datensicherung, Wartung und Zugriffsschutz liegen in Ihrer Verantwortung und lassen sich in Ihre bestehenden IT- und Sicherheitsrichtlinien einbinden

Bei Nutzung per RemoteApp gelten zusätzlich:

• HTTPS-Verschlüsselung für eine sichere Datenübertragung
• AES-256-Verschlüsselung zum Schutz sensibler Daten
• Datenschutzkonforme Speicherung ausschließlich auf Servern in Deutschland
• Zugriffskonzepte, mit denen Benutzerrechte gezielt gesteuert werden können
• Mandantentrennung, sodass Ihre Daten klar von anderen Kunden getrennt sind
• Ein regelmäßiges Backup-Konzept, um Daten auch im Ausnahmefall zuverlässig wiederherstellen zu können

Nach Ihrer Anfrage stimmen wir mit Ihnen einen Termin für eine kurze Online-Vorstellung ab.

In der ca. 30-60minütigen Präsentation zeigen wir FLUDIS PRO anhand typischer Praxisabläufe aus dem Betriebsalltag. Sie sehen, wie Arbeitsaufträge geplant und dokumentiert werden und welche Nachweise für Audits oder Berufsgenossenschaft entstehen. Dabei gehen wir gezielt auf Ihre Fragen, Abläufe und Rahmenbedingungen ein.

Die Demo ist unverbindlich und dient ausschließlich dazu, Ihnen einen realistischen Eindruck zu geben, ob FLUDIS PRO grundsätzlich zu Ihrem Betrieb passt.

Wenn gewünscht, erhalten Sie anschließend zusätzlich einen eigenen Testzugang, um die Software selbst in Ruhe zu erproben. Bei der Erprobung unterstützen wir Sie gerne – von der Einrichtung bis zu Ihren Fragen im laufenden Test.

Nach der Testphase entscheiden Sie in Ruhe, ob Sie FLUDIS PRO dauerhaft einsetzen möchten. Eine automatische Umstellung oder Verpflichtung erfolgt nicht.

Wenn Sie sich für die Nutzung entscheiden, können Sie wahlweise:

• direkt mit den während der Testphase erfassten Daten weiterarbeiten oder

• mit einer neuen, leeren Datenbank starten

Entscheiden Sie sich gegen eine Nutzung, werden alle Zugänge und sämtliche Testdaten vollständig gelöscht.

Nein. QR-Codes sind eine Empfehlung, aber keine Voraussetzung für die Nutzung von FLUDIS PRO.

Arbeitsaufträge können auch ohne QR-Code dokumentiert werden, indem der Mitarbeitende den Messpunkt oder den Behälter in der App über die Inventarnummer der Maschine auswählt. Die Dokumentation funktioniert also in jedem Fall.

Der QR-Code bringt jedoch entscheidende praktische Vorteile im Alltag:

• Schneller Zugriff direkt an der Maschine – Scannen statt Suchen in Listen
• Verwechslungen werden vermieden – der Messwert landet sicher beim richtigen Messpunkt und der Schmierstoff an der richtigen Stelle
• Ideal für mehrere Mitarbeitende oder Schichtbetrieb

Gerade bei größeren Anlagen, vielen ähnlichen Maschinen oder wechselnden Bedienern erhöht der QR-Code die Sicherheit der Dokumentation erheblich.

In der Praxis bekleben viele Betriebe zunächst nur die wichtigsten oder kritischsten Maschinen (z. B. Zentralanlagen) und erweitern die Kennzeichnung später Schritt für Schritt. FLUDIS PRO ist genau für dieses schrittweise Vorgehen ausgelegt.

In der Regel bereits nach kurzer Zeit im laufenden Betrieb.

Sobald Messungen und Verbrauchsmengen regelmäßig in FLUDIS PRO erfasst werden, entsteht der Mehrwert unmittelbar im Alltag:

• strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation

• geringere Such- und Abstimmungszeiten

• Berichte und Auswertungen jederzeit verfügbar

• bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden, Auditoren und Vorgesetzten

Der Nutzen zeigt sich dabei nicht erst nach Monaten, sondern bereits während der täglichen Arbeit – insbesondere dann, wenn Informationen schnell benötigt werden oder Nachweise bereitgestellt werden müssen.

Ein oft unterschätzter Effekt ist außerdem die gezielte Verfügbarkeit von Informationen:
Mess- und Verbrauchswerte erreichen automatisch die richtigen Verantwortlichen. Dadurch werden Auffälligkeiten überhaupt erst sichtbar.

In der Praxis zeigt sich das sehr deutlich, z. B. bei Kühlschmierstoffen:
Nicht selten wird eine Konzentration über Jahre hinweg zu hoch eingestellt, ohne dass es jemand wirklich bemerkt – weil die Werte zwar gemessen, aber nicht systematisch ausgewertet oder weitergegeben werden. Sobald die Messungen zentral dokumentiert und regelmäßig eingesehen werden, fällt so etwas schnell auf. Allein dadurch lassen sich häufig Kosten für Konzentrat, Wartung oder Werkzeugverschleiß spürbar reduzieren.

FLUDIS PRO schafft also nicht nur Ordnung in der Dokumentation, sondern sorgt auch dafür, dass vorhandene Informationen tatsächlich genutzt werden. Oft entsteht der erste echte Nutzen genau in dem Moment, in dem ein Verantwortlicher zum ersten Mal gezielt auf Mess- und Verbrauchswerte werte reagieren kann.

Sie behalten jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten.

Wenn Sie sich gegen eine weitere Nutzung entscheiden, stellen wir Ihnen Ihre Daten auf Wunsch in üblichen Dateiformaten (z. B. Excel) zur Verfügung. Anschließend werden alle Zugänge und die gespeicherten Daten vollständig gelöscht.

Es entstehen dabei keine versteckten Bindungen oder technischen Hürden.