Digitale TRGS 611 Dokumentation für Kühlschmierstoffe

Papier und Excel funktionieren für einzelne Listen – aber nicht für nachvollziehbare Prozesse.

Typische Probleme bei Excel:

• kein echter Mehrbenutzerbetrieb (eine Datei für alle)

• versionsabhängige Dateien und Parallelstände

• Risiko von Datenverlust oder Überschreiben

• personengebundenes Wissen (versteckte Formeln, Verweise)

• fehlende Auswertbarkeit über längere Zeiträume (mehrere Dateien)

• hoher manueller Aufwand bei Audits und Nachweisen

Typische Probleme bei Papier:

• Listen hängen an der Maschine oder liegen in verschiedenen Ordnern

• Messungen werden vergessen oder verspätet eingetragen

• Einträge sind unleserlich oder unvollständig

• keine eindeutige Zuordnung von Messwert zu Person und Zeitpunkt

• keine automatische Erinnerung an fällige Kontrollen

• Auswertungen nur durch manuelles Zusammenstellen möglich

• Nachweise müssen bei Audits aufwendig zusammengesucht werden

• Verlust oder Beschädigung von Listen möglich

FLUDIS lite löst genau diese Punkte:
Mehrbenutzerbetrieb, strukturierte Datenerfassung, automatische Historie und sofort verfügbare Auswertungen.

Jedes Unternehmen ist anders – genauso wie die Anforderungen an Software, die im Arbeitsalltag wirklich entlasten soll. Gerade im Fluidmanagement und bei TRGS-relevanten Messungen ähneln sich die Aufgaben jedoch stark: Messwerte erfassen, dokumentieren, auswerten, Berichte erstellen und jederzeit auskunftsfähig sein – intern wie auch gegenüber Auditoren oder Berufsgenossenschaft.

In vielen Betrieben erfolgt dies noch über Excel-Listen, Papierformulare oder mehrere Einzellösungen. Die Informationen sind zwar vorhanden, aber verteilt: Messwerte liegen an der Maschine, im Büro oder in verschiedenen Dateien. Zuständigkeiten sind nicht immer klar, Messungen werden übersehen und Nachweise müssen im Ernstfall erst zusammengesucht werden. Das kostet Zeit, erschwert die Übersicht und kann bei Audits zu Diskussionen führen.

FLUDIS lite wurde gezielt für kleine und mittlere Betriebe entwickelt, die genau diese Mess- und Dokumentationsprozesse einfach, übersichtlich und praxisnah organisieren möchten. Die webbasierte Anwendung konzentriert sich bewusst auf das Wesentliche: strukturierte Messwerterfassung, klare Auswertungen und eine nachvollziehbare Dokumentation – ohne den Aufwand und die Komplexität eines ERP- oder Instandhaltungssystems.

Die Bedienung ist einfach gehalten und auf den praktischen Einsatz im Betrieb ausgelegt – von der Erfassung an der Maschine bis zur Auswertung im Büro. Sie profitieren von einem transparenten, maschinenbasierten Preismodell, Zugriff über Webbrowser und App sowie persönlichem Support. Es fallen keine zusätzlichen Benutzer- oder App-Lizenzen an, sodass mehrere Mitarbeitende gleichzeitig arbeiten können, ohne dass die Kosten steigen.

Damit eignet sich FLUDIS lite besonders für Umgebungen, die ihre Prozesse digitalisieren möchten, ohne eine umfangreiche IT-Einführung durchführen zu müssen.

Ja. FLUDIS lite wurde speziell dafür entwickelt, Messungen nachvollziehbar zu dokumentieren und jederzeit belegen zu können.

Die Software unterstützt die strukturierte Erfassung und Dokumentation von Messwerten gemäß den Anforderungen der TRGS 611 sowie der DGUV Regel 109-003. Jeder Eintrag wird eindeutig einer Anlage, einem Messpunkt, einer Person und einem Zeitpunkt zugeordnet und automatisch in der Historie gespeichert.

Auswertungen und Berichte können jederzeit abgerufen werden. Dadurch stehen die erforderlichen Nachweise bei internen Prüfungen, Auditoren oder Berufsgenossenschaft unmittelbar zur Verfügung – ohne das nachträgliche Zusammenstellen von Papierlisten oder Excel-Dateien.

FLUDIS lite ersetzt keine gesetzlichen Vorgaben, erleichtert jedoch deren Einhaltung und macht den aktuellen Zustand der Anlagen jederzeit transparent.

FLUDIS lite ist webbasiert und kann ohne Installation direkt im Browser genutzt werden. Am PC, Tablet oder Smartphone öffnen Sie die Anwendung einfach über einen Link und melden sich an – Voraussetzung ist lediglich ein aktueller Internetbrowser, unabhängig vom Betriebssystem. Eine lokale Softwareinstallation auf Ihren Rechnern ist nicht erforderlich.

Eigene Server, Datensicherung, Wartung oder Updates durch Ihre IT sind ebenfalls nicht notwendig. In der Regel genügt intern ein Ansprechpartner als Projekt-Administrator, der die Benutzerkonten verwaltet.

Für die Erfassung direkt an der Anlage wird die mobile FLUDIS lite App (Android, iOS) eingesetzt. Sie ist für Smartphones sowie robuste Industrie-Handhelds mit integriertem Barcode- bzw. QR-Code-Scanner ausgelegt, sodass Messpunkte vor Ort schnell aufgerufen und unmittelbar dokumentiert werden können. Die Einrichtung ist bewusst einfach gehalten und erfolgt durch Scannen eines Konfigurationscodes.

Damit kann die Nutzung sofort beginnen – ohne IT-Projekt und ohne Eingriffe in Ihre bestehende Systemlandschaft. Auswertung und Verwaltung erfolgen im Browser, während die Datenerfassung im Normalfall über die App direkt an der Maschine stattfindet. Benötigt werden lediglich ein Internetzugang sowie ein Smartphone oder Tablet für die Erfassung.

Bestehende Daten bleiben selbstverständlich erhalten.

Kommt es zu einer kurzen Unterbrechung, kann nach Wiederherstellung der Verbindung unmittelbar normal weitergearbeitet werden. Bereits gespeicherte Informationen gehen nicht verloren.

Für Messungen vor Ort steht zusätzlich die mobile App zur Verfügung. Erfassungen können direkt an der Anlage ohne Internetverbindung durchgeführt werden. Damit führt auch ein lang andauernder Internetausfall nicht zum Stillstand der Dokumentation.

Ihre Daten gehören Ihnen – und das soll auch so bleiben. Datensicherheit hat bei FLUDIS lite höchste Priorität.
 

• HTTPS-Verschlüsselung für eine sichere Datenübertragung
• AES-256-Verschlüsselung zum Schutz sensibler Daten
• Datenschutzkonforme Speicherung ausschließlich auf Servern in Deutschland

• Zugriffskonzepte, mit denen Benutzerrechte gezielt gesteuert werden können
• Mandantentrennung, sodass Ihre Daten klar von anderen Kunden getrennt sind
• Ein regelmäßiges Backup-Konzept, um Daten auch im Ausnahmefall zuverlässig wiederherstellen zu können

Nach Ihrer Anfrage stimmen wir mit Ihnen einen Termin für eine kurze Online-Vorstellung ab.

In der ca. 20-minütigen Präsentation zeigen wir FLUDIS lite anhand typischer Praxisabläufe aus dem Betriebsalltag. Sie sehen, wie Messungen geplant und dokumentiert werden und welche Nachweise für Audits oder Berufsgenossenschaft entstehen. Dabei gehen wir gezielt auf Ihre Fragen, Abläufe und Rahmenbedingungen ein.

Die Demo ist unverbindlich und dient ausschließlich dazu, Ihnen einen realistischen Eindruck zu geben, ob FLUDIS lite grundsätzlich zu Ihrem Betrieb passt.
Wenn gewünscht, können Sie anschließend zusätzlich einen eigenen Testzugang erhalten, um die Software selbst in Ruhe zu erproben.

Nach der Testphase entscheiden Sie in Ruhe, ob Sie FLUDIS lite dauerhaft einsetzen möchten. Eine automatische Umstellung oder Verpflichtung erfolgt nicht.

Wenn Sie sich für die Nutzung entscheiden, können Sie wahlweise:

• direkt mit den während der Testphase erfassten Daten weiterarbeiten oder

• mit einer neuen, leeren Datenbank starten

Entscheiden Sie sich gegen eine Nutzung, werden alle Zugänge und sämtliche Testdaten vollständig gelöscht.

Sie erhalten einen persönlichen Zugang zu FLUDIS lite und können die Software in einem realistischen Testzeitraum (in der Regel 1–2 Monate) selbst ausprobieren.

Zum Einstieg stellen wir Ihnen eine vorbereitete Demo-Umgebung mit Beispieldaten bereit. So können Sie Funktionen, Auswertungen und Abläufe direkt testen.

Optional und kostenfrei bieten wir Ihnen zusätzlich:

• eine persönliche Einführung in die Software
• einen Zugang mit leerer Datenbank, damit Sie FLUDIS lite mit eigenen Maschinen und Messungen testen können

Auf Wunsch kann der Testzeitraum unkompliziert verlängert werden.

Nein. QR-Codes sind eine Empfehlung, aber keine Voraussetzung für die Nutzung von FLUDIS lite.

Messwerte können auch ohne QR-Code erfasst werden, indem der Mitarbeitende den Messpunkt in der App über die Inventarnummer der Maschine sucht und manuell auswählt. Die Dokumentation funktioniert also in jedem Fall.

Der QR-Code bringt jedoch entscheidende praktische Vorteile im Alltag:

• Schneller Zugriff direkt an der Maschine – Scannen statt Suchen in Listen
• Verwechslungen werden vermieden – der Messwert landet sicher beim richtigen Messpunkt
• Ideal für mehrere Mitarbeitende oder Schichtbetrieb

Gerade bei größeren Anlagen, vielen ähnlichen Maschinen oder wechselnden Bedienern erhöht der QR-Code die Sicherheit der Dokumentation erheblich.

In der Praxis bekleben viele Betriebe zunächst nur die wichtigsten oder kritischsten Maschinen (z. B. Zentralanlagen) und erweitern die Kennzeichnung später Schritt für Schritt. FLUDIS lite ist genau für dieses schrittweise Vorgehen ausgelegt.

Ja. Die Mindestvertragslaufzeit für die Nutzung von FLUDIS lite beträgt 1 Monat.

Damit bleiben Sie flexibel und können die Nutzung jederzeit an Ihre betriebliche Situation anpassen.

In der Regel bereits nach kurzer Zeit im laufenden Betrieb.

Sobald Messungen regelmäßig in FLUDIS lite erfasst werden, entsteht der Mehrwert unmittelbar im Alltag:

• strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation

• geringere Such- und Abstimmungszeiten

• Berichte und Auswertungen jederzeit verfügbar

• bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden, Auditoren und Vorgesetzten

Der Nutzen zeigt sich dabei nicht erst nach Monaten, sondern bereits während der täglichen Arbeit – insbesondere dann, wenn Informationen schnell benötigt werden oder Nachweise bereitgestellt werden müssen.

Ein oft unterschätzter Effekt ist außerdem die gezielte Verfügbarkeit von Informationen:
Messwerte erreichen automatisch die richtigen Verantwortlichen. Dadurch werden Auffälligkeiten überhaupt erst sichtbar.

In der Praxis zeigt sich das sehr deutlich, z. B. bei Kühlschmierstoffen:
Nicht selten wird eine Konzentration über Jahre hinweg zu hoch eingestellt, ohne dass es jemand wirklich bemerkt – weil die Werte zwar gemessen, aber nicht systematisch ausgewertet oder weitergegeben werden. Sobald die Messungen zentral dokumentiert und regelmäßig eingesehen werden, fällt so etwas schnell auf. Allein dadurch lassen sich häufig Kosten für Konzentrat, Wartung oder Werkzeugverschleiß spürbar reduzieren.

FLUDIS lite schafft also nicht nur Ordnung in der Dokumentation, sondern sorgt auch dafür, dass vorhandene Informationen tatsächlich genutzt werden. Oft entsteht der erste echte Nutzen genau in dem Moment, in dem ein Verantwortlicher zum ersten Mal gezielt auf Messwerte reagieren kann.

Sie behalten jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten.

Wenn Sie sich gegen eine weitere Nutzung entscheiden, stellen wir Ihnen Ihre Daten auf Wunsch in üblichen Dateiformaten (z. B. Excel) zur Verfügung. Anschließend werden alle Zugänge und die gespeicherten Daten vollständig gelöscht.

Es entstehen dabei keine versteckten Bindungen oder technischen Hürden.